Factura

La factura, factura de compra o factura comercial es un documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar.

Además, en la factura deben aparecer los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

La factura se considera como el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). La factura correctamente cumplimentada es el único justificante fiscal, que da al receptor el derecho de deducción del impuesto (IVA). Esto no se aplica en los documentos sustitutivos de factura, recibos otickets.

En algunos países, la factura no tiene valor jurídico en un juicio a la hora de exigir el pago de una deuda. En la reclamación de cantidad del juicio monitorio la factura es el documento utilizado preferentemente como prueba de la deuda, aunque también se emplean otros como el albarán.

El original debe ser custodiado por el receptor de la factura. Habitualmente, el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.

En Europa, la normativa de facturación se regula por la VI Directiva 77/388/CEE del Consejo que define, además impuestos como el IVA (impuesto sobre el valor añadido), en inglés VAT (Value Added Tax).

La identificación tributaria en la Unión Europea uniformiza la forma de codificar a las empresas para facilitar el control tributario.

Tipos de Facturas

Las facturas pueden ser de tres tipos:

• Ordinarias: documentan la operación comercial.
• Rectificativas: documentan correcciones de una o más facturas anteriores, o bien devoluciones de productos, envases y embalajes o comisiones por volumen.
• Recapitulativas: documentan agrupaciones de facturas o albaranes de entrega de un período. Para que esta factura tenga validez fiscal se han de anular las anteriores.

Variantes de una Factura

Además existen las siguientes variantes:

• Copia: Documenta la operación para el emisor, con los mismos datos que el original (que permacerá en poder del receptor o destinatario). Debe llevar la indicación de "copia" para distinguirla del original.
• Duplicado: Documenta la operación para el receptor, en caso de pérdida del original. La expide el mismo emisor que expidió el original y tiene los mismos datos que el original. Debe llevar la indicación de "duplicado" para permitir distinguirla del original, en caso de que aparezca el original.
• Factura electrónica: es una versión electrónica de la factura, usualmente en formato XML, la cual tiene validez legal y no es necesaria la versión física del documento.
• Factura pro-forma: Documenta una oferta comercial, con indicación de la forma exacta que tendrá la factura tras el suministro. No tiene valor contable ni como justificante; se utiliza fundamentalmente encomercio internacional para obtener las licencias de importación, para la apertura de créditos documentarios o para el envío de muestras comerciales porque no obliga a cumplir las obligaciones legales de unproyecto de ley que daría lugar a una verdadera. Suele incluir la fecha máxima de validez.

Factura Electrónica Normalizada

Dada la libertad normativa para que la factura pueda tener cualquier aspecto, se crea un problema cuando el obligado tributario receptor utiliza medios informáticos para digitalizar la factura, obteniendo la información de sus campos con sistemas OCR, dado que no siempre es fácil determinar la información de relevancia contable y fiscal. Para facilitar este proceso, el grupo de trabajo UNeDocs de las Naciones Unidas y en España el Grupo de Trabajo de Factura de ASIMELEC (que sigue las recomendaciones de las Naciones Unidas) propone que los emisores utilicen diversos modelos de factura en función de la complejidad que requiera la factura.

Las Facturas en Chile

Relacionadas con la forma:

• Dimensiones mínimas 21.5 cm de ancho 15 cm de alto.
• La numeración debe ser creativa única nacional. En el caso de contribuyentes que desarrollen actividades en más de un establecimiento o sucursal, deberán emitir sus documentos con numeración correlativa conforme a la resolución Nº 2107 de 1983 del S.I.I.
• Los ejemplares llevarán Impresa la leyenda que indique su destino en el vértice inferior derecho del documento e inferior derecho horizontal, por ejemplo: original: cliente; duplicado: Servicio de Impuestos Internos, etc.
• Debe estar timbrado con el sello oficial por el Servicio de Impuestos Internos; previo a su emisión por el comerciante.
• Rol único tributario del emisor del documento, el nombre del documento (la palabra factura) y su número correlativo deberán ser impresos en un recuadro de 4 cm. De altura por 8 cm. De largo, enmarcado por una línea de un milímetro de grosor. Dicho recuadro estará ubicado en el ángulo superior derecho del documento, a 0.5 cm del corte y de color rojo.

Relacionadas con emisión:

• Fecha de emisión
• Numeración correlativa
• Nombre completo o razón social y número de RUT del contribuyente emisor.
• Nombre completo o razón social y número de Rol único tributario del destinatario.
• Domicilio completo del establecimiento.
• Giro del negocio.
• Detalle de las mercadería transferidas o naturaleza del servicio.
• Detalle de la mercadería transferida, precio unitario y monto de las operaciones.
• El detalle de las mercaderías y el precio unitario podrán emitirse cuando se hayan emitido oportunamente las correspondientes guías de despacho.
• Indicar separadamente la cantidad recargada por completo de impuesto cuando procedan.
• Indicar Nº y fecha de la guía de despacho cuando procedan.
• Indicar las condiciones de venta, por ejemplo al contado, al crédito, mercadería puesta en bodega, etc.
• Las copias podrán emitirse con papeles y colores o tintas diferentes de la original y no deberán llevar impreso ningún tipo de fondo.

Las Facturas en España

Las condiciones de una factura están reguladas por la normativa española (Real Decreto 2402/1985 ¹ , de 18 de diciembre, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los empresarios y profesionales) y de la Unión Europea (reglamento 2454/93). Las facturas y sus copias deben tener los siguientes datos:

1. Número y serie de la factura: la numeración debe ser correlativa, aunque pueden establecerse series distintas.
2. Lugar y fecha de emisión de la factura.
3. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del proveedor.
4. Nombre y apellidos o razón social y número de identificación fiscal (NIF) del comprador.
5. Descripción de la operación de compraventa: denominación detallada y cantidad de la mercancía.
6. Precio unitario e importe total de la operación o contraprestación; deben constar en la factura los gastos de embalaje, transporte e intereses de pagos aplazados complementarios a la operación principal.
7. Tipo tributario y cuota (o sea, tipo de IVA aplicado).
8. En las facturas de operaciones internacionales, debe figurar el incoterm o término de entrega que se aplica.
9. La normativa actual en España está contenida en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.